Hoje a emissão de Nota Fiscal Eletrônica já é uma realidade para milhares de empresas. Desde pequenos estabelecimentos até grandes corporações já estão gerando documentos eletrônicos, emitindo DANFE’s e tocando seus negócios como antes. O sistema do governo, ainda que com algumas restrições, mostrou-se ágil e confiável na maioria dos Estados, ou seja: aqueles que apostaram na catástrofe perderam feio.

O primeiro objetivo dos gestores fiscais e de TI – manter o faturamento da empresa funcionando – foi plenamente atingido na maioria das organizações. Entretanto, bastou alcançar este marco para que muitos executivos percebessem que existem outros desafios a ser superados; veja, por exemplo, algumas questões sobre NF-e que, mesmo sendo críticas, não são atendidas por 100% das soluções disponíveis no mercado:

• Como gerir o documento eletrônico recebido dos fornecedores (NF-e de entrada)?
• Como o documento eletrônico poderá ser consultado no caso de alguma necessidade?
• Vou permitir a entrada de uma mercadoria, sem antes ter recebido o arquivo da NF-e? Se sim, como cobrarei meu fornecedor se este não me enviar o arquivo XML?
• O arquivo eletrônico da NF-e está íntegro? Está autorizado na SEFAZ? É idêntico ao que o seu fornecedor apresentou na SEFAZ? Como a empresa irá guardá-lo pelo prazo decadencial?
• Cabe ao contribuinte verificar se a DANFE que está recebendo é válida, buscando manualmente esta informação na SEFAZ. Como este processo está sendo tratado?

Os gestores que, no momento de escolher soluções de Nota Fiscal Eletrônica, contrataram aquelas que simplesmente atendessem à demanda de emissão de NF-e, agora começam a enfrentar problemas sérios, particularmente se não há tratamento para as NF-e’s de recebimento. Neste caso, se a solução faz parte de um sistema maior, como um ERP ou sistema fiscal, ela passa a ser quase um apêndice e faz o mínimo determinado pela especificação do governo, não oferecendo nenhum recurso adicional ao usuário.

Faça a escolha certa!
Se você estiver analisando a compra de uma solução para emissão e gestão de NF-e, dê atenção à emissão, mas não se esqueça da gestão: esta pode ser a diferença entre a escolha correta ou uma decisão equivocada.

Procure ter uma visão holística do processo. Converse com seu fornecedor e explore estes pontos. Pergunte-lhe como ele enxerga a evolução do projeto SPED do governo e especialmente da Nota Fiscal Eletrônica. Busque no mercado soluções abrangentes e robustas. Elas existem, é só procurar.

Se fôssemos falar de Integração da cadeia de valor, a conversa se estenderia bastante, dado que a situação sob este prisma é ainda mais delicada – embora resida aí uma oportunidade de ouro para ser explorada na integração e troca de informações entre empresas, tendo a NF-e como pilar principal. Mas isto é assunto para outro dia…

Guilherme Soares Rodrigues
Diretor Comercial para SPED/NF-e
BoldCron