A cada fase de obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica, mais empresas passam a serem obrigadas, e se vêem com dificuldades para a implantação da NF-e. Muitas vezes, começam a adotar as providências necessárias quando o prazo para iniciar a emissão está terminando, o que acarreta o atraso na emissão, deixando a empresa impossibilitada de faturar, por não dispor do certificado digital, elemento importante para a emissão do documento eletrônico, e que não se obtém de forma imediata.

As informações que são divulgadas sobre a NF-e, precisam ser acompanhadas constantemente, para que não haja problema com a emissão de NF-e, pois algumas vezes, são editadas notas técnicas que instruem como implementar as alterações que farão parte de uma nova versão  no  XML do sistema de emissão da NF-e da empresa. A cada nota técnica divulgada, deve ser observada a atualização que a mesma se propõe. Se for necessário atualizar a versão da aplicação do sistema de emissão da empresa, geralmente a legislação concederá um prazo para essa alteração.

Empresas obrigadas à emissão da NF-e, que emitem nota fiscal modelo 1 ou 1A,  estão descumprindo a legislação, estando sujeitas à apreensão das mercadorias que transitarem  acompanhadas  por documento inidôneo, além do pagamento pela cobrança de ICMS mais a multa prevista na legislação.

O contribuinte inscrito no cadastro de ICMS do Estado, mesmo não sendo obrigado a emissão da NF-e, se receber mercadorias acompanhadas de nota fiscal modelo 1 ou 1A de contribuinte obrigado à emissão da Nota Fiscal Eletrônica,  estará sujeito a multa, além de também perder o direito ao crédito do documento fiscal, na apuração do ICMS em razão da idoneidade do documento.

O bloqueio é um mecanismo que pode ser adotado pelo Estado, junto aos Postos Fiscais de Fronteira, quando da entrada de mercadorias para contribuintes que se encontram obrigados à NF-e, mas possuem pendências referentes às obrigações previstas na legislação. Tem como característica, antecipar o pagamento do imposto referente ao diferencial de alíquota que constar no documento fiscal.

Considerando-se os fatores que podem acarretar penalidades à empresa devido à inobservância das obrigações previstas na legislação, cabe ao contribuinte obrigado a NF-e, planejar e adotar medidas que facilitem a  implantação do sistema de emissão, de forma a garantir o melhor custo x benefício.

Quando optar por desenvolver sua própria aplicação, precisará estar sempre atento às publicações das notas técnicas e dos schemas, para implementá-los dentro do prazo previsto na legislação.  Isto já não ocorrerá, se optar por contratar a solução para emissão de NF-e e armazenamento dos dados de forma online, pois todas as atualizações, que por ventura surgirem, ficarão sob a responsabilidade da empresa que disponibilizar esses serviços. Desta forma, as empresas usuárias do serviço de emissão da NF-e online poderão dispor de mais tempo, concentrando-se nas atividades inerentes ao seu próprio negócio.

Como podemos observar, o processo de emissão de documento fiscal está passando por um processo de reformulação em sua sistemática, isto porque, com o início da obrigatoriedade da NF-e, as empresas passam a ter que cumprir a obrigação prevista na legislação. Com o processo de emissão antigo, ou seja, utilizando a nota fiscal modelo 1 ou 1A  bastava solicitar uma AIDF, confeccionar as Notas Fiscais junto a uma gráfica, autenticá-las na repartição fiscal e estava tudo resolvido, ressaltando que este processo poderia levar até mais de  uma semana,  em razão das fases que eram obrigatórias para a confecção do documento fiscal. Ainda no processo de uso desses documentos, quando o cliente desistia do negócio, e as notas fiscais já haviam sido emitidas, bastava apenas juntar todas as vias dessas notas fiscais e guardá-las pelo prazo decadencial, e estava tudo resolvido no cumprimento da obrigação prevista na legislação para esta situação.

Com a Nota Fiscal Eletrônica, simplificou-se o processo de emissão do documento fiscal, eliminando todas as etapas anteriormente citadas, quanto ao uso da nota fiscal modelo 1 ou 1A, mas em contrapartida, surge um novo paradigma de emissão do documento eletrônico, em virtude dos novos processos implantados, obrigando os profissionais envolvidos a se adaptarem às mudanças que surgem. As novas regras impostas inseriram limites quanto aos prazos, previstos em determinados eventos.  Por exemplo, se o prazo para o cancelamento da NF-e expirar, a empresa ficará impedida de realizar a operação pelos trâmites normais do sistema. Entretanto, poderá ingressar com um processo junto à repartição fiscal, para fazer prova de que realmente a operação não ocorreu, e aguardar o trâmite e a conclusão deste processo.  Se o processo for deferido, será concedido um novo prazo para que a empresa possa realizar o cancelamento da NF-e.

No modelo atual, a NF-e passa a ser autorizada no momento do retorno da mensagem da solicitação de autorização de uso, no próprio sistema de emissão da NF-e do emitente, desde que a mensagem retorne como autorizada. Haverá uma autorização expressa de uso, que será identificada pela chave de acesso, mediante  consulta ao portal da NF-e para quem desejar confirmar a operação. Os profissionais envolvidos no processo de emissão da NF-e precisam estar adaptados às novas regras aplicadas a esse modelo, em razão         das mudanças que surgiram. Por essa razão, recomenda-se treinar esses  profissionais com quem possua prática e experiência em processos com operações fiscais envolvendo a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Não resta dúvida que são grandes os novos desafios, mas as empresas precisam estar preparadas para investir em treinamento e em ferramentas que solucionem o seu sistema de emissão.  Quanto ao treinamento, é preciso ter cuidado, pois algumas empresas acham que estão preparadas ao receber o treinamento apenas para o uso da ferramenta para a emissão do documento fiscal. O conhecimento das operações fiscais precisa estar bem consolidado por esses profissionais, para evitar erros na emissão do documento quanto à operação fiscal a ser realizada, que podem levar a empresa a ser autuada. Por isso, sugerimos procurar apoio especializado com profissionais que detém o conhecimento técnico sobre o assunto, evitando assim problemas junto à fiscalização com o uso inadequado do sistema.

A cláusula segunda do Ajuste SINIEF 08/10, conforme abaixo especificada, implementa através do § 14, na cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 07/05, a vedação à reutilização do número da nota em contingência.

AJUSTE SINIEF 8, DE 9 DE JULHO DE 2010

·         Publicado no DOU de 13.07.10

Altera o Ajuste SINIEF 07/05, que institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. 

Cláusula segunda Fica acrescentado o § 14 à cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, com a seguinte redação:

“§ 14 É vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão ‘Normal’.”…

Observa-se nesse Ajuste que, a partir da implementação dessa vedação, não será considerado válido Documento Auxiliar da NF-e ( DANFE ) impresso em formulário de segurança que utilize numeração de NF-e que já tenha sido autorizada o seu uso. Com isso, os profissionais envolvidos no processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica(NF-e) precisam redobrar a atenção quando forem emitir NF-e na modalidade contingência, através do Formulário de Segurança (FS). Se for verificado durante a circulação da mercadoria acompanhada de DANFE impresso em FS, por NF-e emitida nesta modalidade, que tenha utilizado numeração de NF-e já autorizada, será considerada irregular a operação, sendo autuada à empresa por descumprir uma obrigação que está prevista na legislação.

A justificativa para essa situação ocorre, porque a empresa que emite uma NF-e em contingência, na modalidade FS, em decorrência de não haver conexão com a Internet, pode circular com a mercadoria, sendo obrigada pela legislação a transmitir o arquivo da NF-e ao sistema autorizador dentro do prazo de 168h, a partir da data e hora da emissão. Deve ser providenciado para que o número do documento a ser utilizado seja sempre a próximo disponível, pois ao usar um número de NF-e já autorizado, será impossível  obter a autorização de uso quando a NF-e for transmitida ao sistema autorizador, pois este indicará o erro de duplicação da numeração e não  concederá autorização, ficando desta forma irregular a operação.

Se ocorrer algum problema durante a transmissão do arquivo, na modalidade de emissão normal para a autorização de uso da NF-e, poderá não haver retorno da mensagem do sistema autorizador. Neste caso, é preciso ter muito cuidado, pois às vezes, acha-se que por não ter havido o retorno da mensagem de autorização de uso da NF-e, que a mesma não foi autorizada, o que pode não ser verdade. Por essa razão, caso tenha transmitido arquivo da NF-e  numa operação de emissão normal, e que tenha ocorrido algum problema depois do envio do arquivo, que não retorne a mensagem de autorização de uso, devido a ter  ficado inoperante seu provedor de Internet, ao optar por entrar em contingência na modalidade FS, utilize numeração posterior à última numeração transmitida, para não correr o risco de utilizar numeração de uma NF-e em formulário de segurança que possa vir a ter seu uso autorizado, o que violará o dispositivo inserido na cláusula décima primeira no  §14, EF 07/05,  pelo Ajuste SINIEF 08/10.