A cada fase de obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica, mais empresas passam a serem obrigadas, e se vêem com dificuldades para a implantação da NF-e. Muitas vezes, começam a adotar as providências necessárias quando o prazo para iniciar a emissão está terminando, o que acarreta o atraso na emissão, deixando a empresa impossibilitada de faturar, por não dispor do certificado digital, elemento importante para a emissão do documento eletrônico, e que não se obtém de forma imediata.

As informações que são divulgadas sobre a NF-e, precisam ser acompanhadas constantemente, para que não haja problema com a emissão de NF-e, pois algumas vezes, são editadas notas técnicas que instruem como implementar as alterações que farão parte de uma nova versão  no  XML do sistema de emissão da NF-e da empresa. A cada nota técnica divulgada, deve ser observada a atualização que a mesma se propõe. Se for necessário atualizar a versão da aplicação do sistema de emissão da empresa, geralmente a legislação concederá um prazo para essa alteração.

Empresas obrigadas à emissão da NF-e, que emitem nota fiscal modelo 1 ou 1A,  estão descumprindo a legislação, estando sujeitas à apreensão das mercadorias que transitarem  acompanhadas  por documento inidôneo, além do pagamento pela cobrança de ICMS mais a multa prevista na legislação.

O contribuinte inscrito no cadastro de ICMS do Estado, mesmo não sendo obrigado a emissão da NF-e, se receber mercadorias acompanhadas de nota fiscal modelo 1 ou 1A de contribuinte obrigado à emissão da Nota Fiscal Eletrônica,  estará sujeito a multa, além de também perder o direito ao crédito do documento fiscal, na apuração do ICMS em razão da idoneidade do documento.

O bloqueio é um mecanismo que pode ser adotado pelo Estado, junto aos Postos Fiscais de Fronteira, quando da entrada de mercadorias para contribuintes que se encontram obrigados à NF-e, mas possuem pendências referentes às obrigações previstas na legislação. Tem como característica, antecipar o pagamento do imposto referente ao diferencial de alíquota que constar no documento fiscal.

Considerando-se os fatores que podem acarretar penalidades à empresa devido à inobservância das obrigações previstas na legislação, cabe ao contribuinte obrigado a NF-e, planejar e adotar medidas que facilitem a  implantação do sistema de emissão, de forma a garantir o melhor custo x benefício.

Quando optar por desenvolver sua própria aplicação, precisará estar sempre atento às publicações das notas técnicas e dos schemas, para implementá-los dentro do prazo previsto na legislação.  Isto já não ocorrerá, se optar por contratar a solução para emissão de NF-e e armazenamento dos dados de forma online, pois todas as atualizações, que por ventura surgirem, ficarão sob a responsabilidade da empresa que disponibilizar esses serviços. Desta forma, as empresas usuárias do serviço de emissão da NF-e online poderão dispor de mais tempo, concentrando-se nas atividades inerentes ao seu próprio negócio.

Como podemos observar, o processo de emissão de documento fiscal está passando por um processo de reformulação em sua sistemática, isto porque, com o início da obrigatoriedade da NF-e, as empresas passam a ter que cumprir a obrigação prevista na legislação. Com o processo de emissão antigo, ou seja, utilizando a nota fiscal modelo 1 ou 1A  bastava solicitar uma AIDF, confeccionar as Notas Fiscais junto a uma gráfica, autenticá-las na repartição fiscal e estava tudo resolvido, ressaltando que este processo poderia levar até mais de  uma semana,  em razão das fases que eram obrigatórias para a confecção do documento fiscal. Ainda no processo de uso desses documentos, quando o cliente desistia do negócio, e as notas fiscais já haviam sido emitidas, bastava apenas juntar todas as vias dessas notas fiscais e guardá-las pelo prazo decadencial, e estava tudo resolvido no cumprimento da obrigação prevista na legislação para esta situação.

Com a Nota Fiscal Eletrônica, simplificou-se o processo de emissão do documento fiscal, eliminando todas as etapas anteriormente citadas, quanto ao uso da nota fiscal modelo 1 ou 1A, mas em contrapartida, surge um novo paradigma de emissão do documento eletrônico, em virtude dos novos processos implantados, obrigando os profissionais envolvidos a se adaptarem às mudanças que surgem. As novas regras impostas inseriram limites quanto aos prazos, previstos em determinados eventos.  Por exemplo, se o prazo para o cancelamento da NF-e expirar, a empresa ficará impedida de realizar a operação pelos trâmites normais do sistema. Entretanto, poderá ingressar com um processo junto à repartição fiscal, para fazer prova de que realmente a operação não ocorreu, e aguardar o trâmite e a conclusão deste processo.  Se o processo for deferido, será concedido um novo prazo para que a empresa possa realizar o cancelamento da NF-e.

No modelo atual, a NF-e passa a ser autorizada no momento do retorno da mensagem da solicitação de autorização de uso, no próprio sistema de emissão da NF-e do emitente, desde que a mensagem retorne como autorizada. Haverá uma autorização expressa de uso, que será identificada pela chave de acesso, mediante  consulta ao portal da NF-e para quem desejar confirmar a operação. Os profissionais envolvidos no processo de emissão da NF-e precisam estar adaptados às novas regras aplicadas a esse modelo, em razão         das mudanças que surgiram. Por essa razão, recomenda-se treinar esses  profissionais com quem possua prática e experiência em processos com operações fiscais envolvendo a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Não resta dúvida que são grandes os novos desafios, mas as empresas precisam estar preparadas para investir em treinamento e em ferramentas que solucionem o seu sistema de emissão.  Quanto ao treinamento, é preciso ter cuidado, pois algumas empresas acham que estão preparadas ao receber o treinamento apenas para o uso da ferramenta para a emissão do documento fiscal. O conhecimento das operações fiscais precisa estar bem consolidado por esses profissionais, para evitar erros na emissão do documento quanto à operação fiscal a ser realizada, que podem levar a empresa a ser autuada. Por isso, sugerimos procurar apoio especializado com profissionais que detém o conhecimento técnico sobre o assunto, evitando assim problemas junto à fiscalização com o uso inadequado do sistema.

A cláusula segunda do Ajuste SINIEF 08/10, conforme abaixo especificada, implementa através do § 14, na cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 07/05, a vedação à reutilização do número da nota em contingência.

AJUSTE SINIEF 8, DE 9 DE JULHO DE 2010

·         Publicado no DOU de 13.07.10

Altera o Ajuste SINIEF 07/05, que institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. 

Cláusula segunda Fica acrescentado o § 14 à cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, com a seguinte redação:

“§ 14 É vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão ‘Normal’.”…

Observa-se nesse Ajuste que, a partir da implementação dessa vedação, não será considerado válido Documento Auxiliar da NF-e ( DANFE ) impresso em formulário de segurança que utilize numeração de NF-e que já tenha sido autorizada o seu uso. Com isso, os profissionais envolvidos no processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica(NF-e) precisam redobrar a atenção quando forem emitir NF-e na modalidade contingência, através do Formulário de Segurança (FS). Se for verificado durante a circulação da mercadoria acompanhada de DANFE impresso em FS, por NF-e emitida nesta modalidade, que tenha utilizado numeração de NF-e já autorizada, será considerada irregular a operação, sendo autuada à empresa por descumprir uma obrigação que está prevista na legislação.

A justificativa para essa situação ocorre, porque a empresa que emite uma NF-e em contingência, na modalidade FS, em decorrência de não haver conexão com a Internet, pode circular com a mercadoria, sendo obrigada pela legislação a transmitir o arquivo da NF-e ao sistema autorizador dentro do prazo de 168h, a partir da data e hora da emissão. Deve ser providenciado para que o número do documento a ser utilizado seja sempre a próximo disponível, pois ao usar um número de NF-e já autorizado, será impossível  obter a autorização de uso quando a NF-e for transmitida ao sistema autorizador, pois este indicará o erro de duplicação da numeração e não  concederá autorização, ficando desta forma irregular a operação.

Se ocorrer algum problema durante a transmissão do arquivo, na modalidade de emissão normal para a autorização de uso da NF-e, poderá não haver retorno da mensagem do sistema autorizador. Neste caso, é preciso ter muito cuidado, pois às vezes, acha-se que por não ter havido o retorno da mensagem de autorização de uso da NF-e, que a mesma não foi autorizada, o que pode não ser verdade. Por essa razão, caso tenha transmitido arquivo da NF-e  numa operação de emissão normal, e que tenha ocorrido algum problema depois do envio do arquivo, que não retorne a mensagem de autorização de uso, devido a ter  ficado inoperante seu provedor de Internet, ao optar por entrar em contingência na modalidade FS, utilize numeração posterior à última numeração transmitida, para não correr o risco de utilizar numeração de uma NF-e em formulário de segurança que possa vir a ter seu uso autorizado, o que violará o dispositivo inserido na cláusula décima primeira no  §14, EF 07/05,  pelo Ajuste SINIEF 08/10.

Desde 2008 discute-se sobre as inovações no processo de emissão da NF-e, dentre os inúmeros eventos que já existem, e os que ainda serão implementados, daremos destaque  à Confirmação de Recebimento que consta como um dos eventos que fazem parte da nota fiscal de segunda geração. Este processo existe atualmente com a NF-e, da mesma forma utilizada nos documentos fiscais modelo 1 ou 1A, ou seja, pela assinatura manual do destinatário no canhoto do Documento Auxiliar da NF-e (DANFE) para fazer prova do recebimento da mercadoria. Levando-se em conta que a Nota Fiscal Eletrônica, é uml arquivo eletrônico no formato XML, que tem sua representação gráfica através do  DANFE, devemos levar em consideração que a assinatura no canhoto do DANFE não é o processo ideal para a confirmação do recebimento da mercadoria, pois eletronicamente essa informação não ficará registrada no sistema. Por essa razão surge a necessidade de  apresentar solução que resolva esse problema, permitindo que a assinatura do canhoto do DANFE passe a ser eletrônica, e fique disponível para acesso por outros eventos que compõe o projeto da NF-e.

A solução que substituirá a atual será desenvolvida por uma aplicação que controlará o evento Confirmação de Recebimento Eletrônica. Com a disponibilidade desse evento, será possível ao emitente ter a garantia de entrega da sua mercadoria ao seu cliente pelo recebimento do comprovante eletrônico.  O destinatário ficará obrigado pela legislação a entrar no sistema de Confirmação de Recebimento, e confirmar o recebimento dessas mercadorias. Provavelmente serão definidas pelos Estados as formas de acesso ao sistema, pelo contribuinte destinatário, para Confirmação do Recebimento. Com certeza será um grande avanço para o controle do processo de emissão de documento fiscal eletrônico.

Atualmente quando há a recusa pelo recebimento da mercadoria acompanhada do DANFE, o contribuinte destinatário, que não desejar emitir uma nota fiscal de devolução, será obrigado a expor os motivos da recusa no verso do DANFE e o assinará, para retornar com a mercadoria. O Contribuinte Emitente de posse do DANFE com a recusa do recebimento pelo destinatário, emitirá uma NF-e de entrada para ajustar seu estoque e anular o débito fiscal. O grande problema que existe nesta operação, é que mesmo sendo permitida pela legislação, no sistema de consulta da NF-e continuará apresentando essa nota como se tivesse sido emitida sem problema para o destinatário. 

Este tipo de problema deixará de ocorrer quando for disponibilizado o evento Confirmação de Recebimento Eletrônica, pois ao se registrar uma recusa de recebimento, tal informação passará a ser disponibilizada para o sistema que manterá atualizado todos os eventos que lidam diretamente com tal situação, permitindo aos Fiscos e aos Contribuintes um melhor controle do processo de emissão de uma NF-e.

A Declaração Prévia de Emissão em Contingência(DPEC) foi criada no sentido de possibilitar aos estabelecimentos obrigados a NF-e  a emissão da nota fiscal eletrônica através dessa modalidade de contingência, toda vez que ocorrer problema técnico de conexão com a internet, que impeça a empresa de transmitir o arquivo da NF-e para o sistema autorizador da SEFAZ.

Qualquer aplicativo emissor de NF-e deve conter o campo “Forma de Emissão”, onde constarão as modalidades de contingência, entre elas a opção  “Contingência Via DPEC”. Após a digitação, validação, assinatura e geração do arquivo da NF-e através da DPEC, será necessário gravar em uma mídia(cartão de memória), o arquivo gerado, que poderá ser transportado para um celular com acesso a internet,  e através desse dispositivo, acessando o sítio do portal nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br),  ao escolher a opção DPEC, deverá ser realizado o upload do arquivo gravado.  Após o envio do arquivo, o sistema do ambiente nacional irá validar o esquema xml do mesmo,  sendo validado com sucesso, o sistema retornará o arquivo validado. Após gravar o arquivo validado no cartão de memória do celular, este poderá ser transferido para o computador onde encontra-se o sistema de emissão, para verificação do arquivo de retorno da DPEC validado pelo ambiente nacional. O sistema ativará o botão de impressão do DANFE, se o arquivo de retorno  gerado pelo ambiente nacional estiver autorizado, e assim poderá  ser impresso o DANFE utilizando o papel A4 comum, que  acobertará o trânsito das mercadorias. Ressaltamos que a impressão do DANFE  deverá sair com a mensagem “DANFE impresso em contingência – DPEC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil”.

 Deve ser observado o prazo de 168 horas, a partir da data e hora da autorização, para a transmissão desse arquivo, tão logo cesse os motivos da contingência, para concluir o processo do envio completo do arquivo XML da NF-e ao sistema autorizador da SEFAZ, uma vez que a transmissão em contingência nessa modalidade é restrita a algumas informações, e não ao arquivo completo. Não sendo cumprido o prazo estabelecido, a empresa estará sujeita a penalidades prevista na legislação de cada UF.

A Segunda Geração da NF-e, entra em vigor no próximo dia 1º de abril, de acordo com regras estabelecidas pelo Manual de Integração Versão 4.01. Esse tem sido um dos temas mais relevantes no cenário empresarial para 2010.
Essa mudança é o resultado de mais de cinco anos de trabalho das autoridades fiscais e contribuintes. A partir desta experiência foi possível estabelecer um novo patamar de segurança e confiabilidade ao processo de validação e aprovação de Notas Fiscais Eletronicas.
Os avanços são muitos, como por exemplo a inclusão de novos campos, incorporação de mais regras de validação e controles para o fisco; sobretudo com relação aos impostos do Simples Nacional, e também relativos à integração da cadeia logística.
A intenção é viabilizar a detecção de fraudes com mais velocidade e eficiência. Além disto, visa identificar cancelamentos indevidos, contrabando, falsificações, roubo e desvio de mercadorias, “meia nota”, “nota calçada”, “vai-e-volta”, “recursos não contabilizados” e outros subterfúgios.
Contudo, o Manual de Integração – versão 3.0, que define a versão 1.10 da NF-e, continuará em vigor até Setembro de 2010, 6 meses após a implantação da nova versão 4.01.
Para ter acesso ao manual completo na versão 4.01 clique aqui.

O ambiente de autorização de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de vários Estados ficará fora do ar no fim de semana, conforme anúncio da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda. A indisponibilidade é motivada tanto por problemas técnicos quanto pela realização de manutenção dos sistemas.
Segundo a Receita Federal, no domingo, 31, será feita manutenção preventiva no ambiente da Sefaz Virtual – SVAN, que atende os Estados do Rio Grande do Norte, Ceará, Piauí, Maranhão e Espírito Santo, entre 13h e 19 h.
Neste período, os Estados e suas empresas poderão utilizar o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (Scan) a partir das 8h de domingo até às 12h da segunda-feira, dia 1º de fevereiro.
Em Minas Gerais, a Secretaria da Fazenda informa que fará manutenção preventiva de sua infraestrutura de TI, o que deixará o ambiente de produção da NF-e fora do ar entre sábado, 30 de janeiro, e segunda-feira.
As modalidades de contingência Scan, Formulário de Segurança e Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC) estarão disponíveis para emissão da NF-e durante o período.
O Scan é a opção, também, para a autorização da NF-e no Ceará, já que o ambiente de autorização da Secretaria da Fazenda estará indisponível a partir de sábado em virtude de problemas técnicos na rede governamental.
Segundo a Sefaz está sendo feita uma adequação na arquitetura de sua rede. Além disso, haverá mudança no endereço IP dos serviços de produção (para 189.90.165.48) e de homologação (para 189.90.165.46).
A manutenção dos servidores que suportam o sistema de NF-e deixará o ambiente de autorização da Sefaz/BA fora do ar entre 8h e 12h do domingo. Há uma possibilidade de normalização antes deste prazo.
O Scan ficará disponível para os contribuintes baianos a partir das 13h da sexta-feira, 29, até o mesmo horário da segunda-feira, 1º de fevereiro.

Quando uma nota submetida à Secretaria da Fazenda não é aprovada, ela pode ser classificada como rejeitada ou denegada. Entenda a diferença entre elas:
Uma Nota é Rejeitada quando contém erros nas informações de faturamento, quando a empresa não está cadastrada como emissora de NF-e ou quando a sua assinatura digital está corrompida. Inconsistências no cadastro de clientes das empresas emissoras são as principais causas de rejeições de NF-e. Esta nota poderá ser corrigida e submetida novamente à SEFAZ, utilizando-se a mesma numeração de nota ou com uma nova numeração, já que uma nota rejeitada não é registrada na base de NF-e’s da Secretaria da Fazenda.
A reapresentação de uma nota já submetida e autorizada anteriormente, também irá resultar em rejeição, neste caso por duplicidadade de NF-e.
A denegação de uma NF-e ocorre quando o emissor, e em alguns casos o destinatário também, apresentam pendências fiscais perante a Secretaria da Fazenda do seu estado, geralmente por não cumprimento nas entregas de obrigações acessórias previstas na legislação. Neste caso a empresa estará impedida de faturar até que ela regularize sua situação fiscal.
Diferente da situação de rejeição, NF-e’s denegadas são registradas na base da SEFAZ, impedindo a reutilização daquela numeração de NF-e posteriormente.
Fique atento ao preenchimento da nota e aos dados cadastrais da sua empresa para que não haja problemas na emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
Para saber mais sobre a Nota Fiscal Eletrônica de Entrada acesse nosso site: www.notanet.com.br

O Projeto NF-e institui mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes, sociedade e as administrações tributárias.

Os benefícios trazidos pela Nota Fiscal Eletrônica são:

Para os Emissores
• Redução de custos: de impressão, aquisição de papéis, armazenagem de documentos fiscais.
• Redução de custos de processos: faturamento, recebimento, controle de estoques, logística, entre outros.
Para Destinatários:
• Planejamento da logística possibilitada pela recepção antecipada da informação da NF-e;
• Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
A integração e compartilhamento de informações têm o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.
No entanto, acreditamos que o maior benefício para o setor privado, seja promover uma utilização inteligente das informações contidas no XML, ou NF-e se preferirem. Este formato de arquivo é auto-referenciado, possibilitando a qualquer sistema extrair seletivamente informações úteis em outros processos de negócio das empresas, agilizando assim o fluxo de informações entre áreas e parceiros de negócio.

Para saber mais sobre a Nota Fiscal Eletrônica acesse nosso site:
www.notanet.com.br
www.boldcron.com.br

Como é notório, diariamente surgem na internet novos vírus de computadores, e novas formas de disseminação destes vírus.

A nova forma utilizada para espalhar os vírus é mascarando-os em mensagens que supostamente estariam se referindo a Notas Fiscais Eletrônicas. A falsa mensagem induz ao destinatário clicar em um link para confirmar o recebimento de uma operação, supostamente realizada por meio de uma nota fiscal eletrônica.

Ao clicar no link, o usuário tem um vírus instalado em seu computador. Muitos deste vírus mandam e-mail automaticamente para toda a sua lista de contatos, ou seja, toda a sua lista de contatos irá receber o arquivo contaminado, mas vão ver que foi enviado por um usuário conhecido, o que poderá induzi-los a também abrir o link e contrair o vírus.

Veja exemplo de e-mail que vem circulando:

Conforme contato telefonico segue scan da nota fiscal-e de compra n.34553, favor retornar com assinatura do canhoto scaneado.

Att. Gerente Vendas

O LINK FOI EXCLUÍDO POR MOTIVOS DE SEGURANÇA

Como os emitentes de notas fiscais eletrônicas devem disponibilizar ao destinatário o arquivo digital da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização, este tipo de obrigação pode ser confundida com mensagens falsas como a citada acima.

Assim, recomenda-se aos contribuintes muita cautela, em especial ao receber mensagens por e-mail de remetentes desconhecidos, sendo importante certificar-se da origem e da veracidade da mensagem antes de clicar em qualquer link.

Dicas de Segurança

- evite abrir e-mails de remetentes desconhecidos

- sempre desconfie de e-mails com solicitações como “clique aqui“, “acesse o link tal“, “veja minha foto“, “te encontrei, lembra-se de mim?“, etc…

- para ter certeza que o e-mail é falso e refere-se a uma tentativa de golpe, passe o mouse – sem clicar – pela palavra, frase ou imagem do direcionamento. Você verá, na barra inferior do seu navegador, no lado esquerdo da tela, o endereço para onde o caminho direciona. Caso o email seja falso, é provável que direcione para o endereço de um arquivo com a extensão “exe”, “scr”, “asp”, etc.

Fonte: Rio Lex Contabilidade